Ethische code
Om vooraf duidelijkheid te scheppen, verwachtingen helder af te stemmen heb ik algemene voorwaarden en een privacyverklaring opgesteld. Daarnaast houd ik me als beroepscoach aan de strenge Internationale Ethische code van NOBCO, waarin aandacht is voor vertrouwelijkheid, integriteit en professioneel handelen. En ben ik aangesloten bij de Ethische code van Phoenix Opleidingen, in mijn werk onderschrijf ik haar richtlijnen en handel ik daar naar.
- Commissie, die onder andere tot doel heeft:
- het opstellen, publiceren en bewaken van de Ethische Code van Phoenix Opleidingen ten behoeve van eenieder die zich als deelnemer aan deze code en klachtenprocedure verbindt,
- het instellen en in stand houden van een Klachtencommissie. De Ethische Commissie bestaat uit vijf leden, die uit hun midden een voorzitter en een secretaris/penningmeester benoemen. Ten minste één opleider, verbonden aan Phoenix Opleidingen, maakt deel uit van deze commissie. Deze zal noch de functie van voorzitter noch die van secretaris/penningmeester bekleden. De Ethische Commissie voorziet zelf in haar samenstelling en rapporteert deze jaarlijks aan de deelnemers.
- De Ethische Code bevat uitgangspunten en richtlijnen die gehanteerd worden door de deelnemers. Deelnemers zijn Phoenix Opleidingen en opleiders en begeleiders, verbonden aan of handelende uit naam en/of in opdracht van Phoenix Opleidingen en (oud)cursisten die schriftelijk verklaard hebben zich te houden aan en te werken volgens deze code.
Een deelnemer werkt vanuit de navolgende vijf uitgangspunten:
- Identiteit
Ieder mens heeft de kwaliteit om zichzelf te zijn in wisselende tijden en omstandigheden. - Integratie
Ieder mens is in staat zijn persoonlijke groei vorm te geven in het leven van alledag. - Zingeving
Ieder mens heeft de kwaliteit om het eigen leven te ervaren als een schakel in een groter geheel.
- ras, huidskleur, overtuiging, religie, handicap, geboorteplaats, sekse, seksuele voorkeuren, of op basis van enige andere factor die als oneerlijk of discriminerend kan worden beschouwd.
- Een deelnemer zal zijn kennis en vaardigheden bewust gebruiken ten bate van het herstel en het welzijn van de cliënt en zal in alle aspecten van zijn werk de ecologie bewaken. Dit betekent dat de deelnemer ervoor zorgt dat hij een cliënt geen lichamelijke en/of psychische en/of spirituele schade berokkent. De deelnemer maakt een zorgvuldige inschatting van mogelijke negatieve bijverschijnselen voor de rest van de leefwereld van de cliënt, en stemt zijn begeleiding daarop af.
- Een deelnemer eerbiedigt de persoonlijke, zowel fysieke als geestelijke, integriteit van de cliënt. Een deelnemer zal een cliënt op geen enkele wijze uitbuiten, daaronder inbegrepen – maar niet uitsluitend beperkt tot – financiële en seksuele zaken. Seksuele relaties tussen deelnemer en cliënt zijn verboden.
- Een deelnemer sluit met een cliënt een inhoudelijk contract. In dit contract is zo zorgvuldig mogelijk vastgelegd wat het probleem van de cliënt is, welke doelen er gesteld worden en welke acties – zowel door de cliënt als de begeleider – ondernomen zullen worden om deze doelen te bereiken.
Het contract moet zowel voor de deelnemer als de cliënt haalbaar zijn en beide partijen onderschrijven het contract met de intentie het te volbrengen. Een deelnemer gaat met een cliënt tevens een relatiecontract aan. Het relatiecontract moet het inhoudelijk contract dienen en moet toetsbaar zijn aan de vijf uitgangspunten waarop deze Ethische Code is gestoeld.
De deelnemer en cliënt toetsen met enige regelmaat of het inhoudelijk contract nog haalbaar is en/of bijstelling behoeft. - De contractuele relatie vindt een einde met de beëindiging van het (inhoudelijke en relatie-) contract. Niettemin zijn er professionele verantwoordelijkheden die doorgaan nadat het contract is beëindigd. Deze houden in, maar zijn niet beperkt tot het volgende:
• behouden van de overeengekomen vertrouwelijkheid;
• vermijden van exploitatie van de voormalige relatie, op welke manier dan ook;
• voorzien in de benodigde vervolgzorg. - Een deelnemer zal alleen dan een contract aangaan of in stand houden, wanneer er geen andere activiteiten of relaties tussen deelnemer en cliënt spelen die het contract in gevaar kunnen brengen.
- De deelnemer zorgt dat hij de daadwerkelijke toestemming van de cliënt heeft voor procedures met een (ver)hoog(d) risico. Een hoog of verhoogd risico heeft betrekking op:
• het oplopen van mogelijke fysieke beschadiging (verwonding van cliënten of begeleider)
• het oplopen van psychische beschadiging (bijvoorbeeld het psychotisch worden van de cliënt). - Een deelnemer houdt in principe een dossier bij. Hierin staan de relevante gegevens die betrekking hebben op de behandeling, respectievelijk de contractuele relatie. De cliënt heeft recht op inzage in dit dossier, met uitzonderling van de gegevens die geen betrekking hebben op de cliënt zelf.
Verder heeft niemand, zonder schriftelijke toestemming van de cliënt, recht op inzage in het betreffende dossier. - Een deelnemer geeft over de cliënt geen informatie aan derden, en wint geen informatie bij derden in, dan met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.
- Een deelnemer zal de cliënt informeren over het feit dat hij deelneemt aan de Ethische Code van Phoenix Opleidingen.
- In het aangaan van een contractuele relatie neemt de deelnemer de verantwoordelijkheid voor het bewerkstelligen van een passende werkomgeving, zorgt hij voor de dingen die nodig zijn om de aard en vertrouwelijkheid van het contact te waarborgen en voorziet hij in de fysieke veiligheid in relatie tot de betrokken activiteiten.
Een deelnemer zal zich voortdurend professioneel en persoonlijk blijven ontwikkelen waarbij te denken valt aan opleiding/supervisie/nascholing/persoonlijke therapie.
- Een deelnemer zal andere deelnemers met respect bejegenen.
- Een deelnemer accepteert de verantwoordelijkheid een andere deelnemer, van wie hij reden heeft aan te nemen dat hij onethisch handelt, daarmee te confronteren en, in geval dit niet tot resultaten leidt, een klacht in te dienen bij de Klachtencommissie.
- Wanneer er behoefte bestaat aan een nadere uitwerking van bepalingen uit deze Ethische Code, kan de Ethische Commissie daarin voorzien door vaststelling van een huishoudelijk reglement.
- Deze Ethische Code is voor de eerste maal in werking getreden op 1 augustus 1996 en herzien op 26 februari 1999, oktober 2006, januari en maart 2015 en oktober 2017.
Klachtenregeling
- Een cliënt, zijn wettelijk vertegenwoordiger of een andere deelnemer kan een klacht indienen indien een deelnemer zich niet houdt aan de Ethische Code van Phoenix Opleidingen.
- Wanneer de klacht betrekking heeft op Phoenix Opleidingen, wordt deze eerst ingediend bij de directie van Phoenix Opleidingen.
Indien de klacht niet tot tevredenheid van de klager en/of beklaagde wordt afgehandeld, kan de klacht alsnog worden ingediend bij de Klachtencommissie. - Wanneer de klacht betrekking heeft op een deelnemer aan de Ethische Code die niet werkzaam is bij Phoenix Opleidingen, moet de klacht altijd ingediend worden bij de Klachtencommissie.
- De Klachtencommissie wordt benoemd door de Ethische Commissie van Phoenix Opleidingen, op voordracht van de directie van Phoenix. De Klachtencommissie bestaat uit ten minste drie leden. Eén lid vervult de functie van voorzitter.
- De leden zijn niet werkzaam of werkzaam geweest bij Phoenix Opleidingen. Ze zijn allen bekend met het werkveld van Phoenix. Leden van de Klachtencommissie kunnen uit hoofde van hun beroep zelf lid zijn van de Ethische Code van Phoenix Opleidingen.
- Een klacht wordt door tenminste twee leden van de Klachtencommissie behandeld.
- Wanneer de klacht betrekking heeft op een van de leden van de Klachtencommissie zelf (als deelnemer), dan verzoekt de Klachtencommissie aan de Ethische Commissie om een vervanger aan te wijzen voor de duur van de klachtbehandeling.
- Wanneer er bezwaar bestaat tegen de samenstelling van de Klachtencommissie, en dat bezwaar terecht en met argumenten onderbouwd is, dan verzoekt deze de Ethische Commissie te zorgen voor een andere samenstelling van de Klachtencommissie.
- De Klachtencommissie heeft geheimhoudingsplicht en beschermt de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. Zij kan zich laten adviseren door deskundigen, die eveneens aan geheimhouding zijn gehouden
- Binnen 5 werkdagen na ontvangst wordt de ontvangst van de klacht per e- mail of eventueel schriftelijk aan de klager bevestigd. Dan wordt tevens de beklaagde op wie de klacht betrekking heeft op de hoogte gesteld. De beklaagde ontvangt een kopie van de klacht.
- De ontvangst van de klacht wordt gemeld aan de voorzitter van de Ethische Commissie.
- De Klachtencommissie kan – na toestemming van betrokkenen – relevante gegevens opvragen betreffende de klacht.
- De Klachtencommissie beoordeelt de ontvankelijkheid van de klacht. Een klacht is niet ontvankelijk als a) de beklaagde geen deelnemer is, b) en/of er geen begeleidingscontract tussen beklaagde en klager bestaat en/of c) de klacht geen betrekking heeft op de Ethische Code of het begeleidingscontract.
- Wanneer een klacht niet ontvankelijk wordt verklaard, brengt de Klachtencommissie de klager, beklaagde en de Ethische Commissie daarvan binnen 13 werkdagen na ontvangst van de klacht op de hoogte. Dit gebeurt per e-mail of schriftelijk. Daarmee eindigt de klachtafhandeling.
- Wanneer de klacht wel ontvankelijk wordt verklaard, verzoekt de Klachtencommissie aan beklaagde om een reactie op de klacht binnen 10 werkdagen in te dienen.
- Na ontvangst van de reactie van beklaagde stuurt de Klachtencommissie een kopie daarvan aan klager.
- Binnen 5 werkdagen na ontvangst van de reactie van beklaagde ontvangen klager en beklaagde een uitnodiging voor een individueel, oriënterend gesprek met de Klachtencommissie.
- Tijdens de oriëntatiegesprekken lichten klager en beklaagde de openstaande vragen van de Klachtencommissie toe. De Klachtencommissie onderzoekt tevens de bereidheid en de mogelijkheden van bemiddeling als een manier om tot oplossingen te komen.
- Klager en beklaagde kunnen zich tijdens de behandeling van de klacht (op eigen kosten) laten bijstaan door een of meer door hen aan te wijzen adviseurs. Over de aanwezigheid van deze adviseur(s) tijdens gesprekken met de Klachtencommissie beslist de Klachtencommissie.
- Indien gewenst, kan de Klachtencommissie een tweede gesprek met klager en beklaagde voeren. Dit gesprek kan eventueel telefonisch gebeuren.
- In geval van bemiddeling wijst de Klachtencommissie uit haar midden één of twee bemiddelaars aan om in één of meerdere gesprekken met klager en beklaagde samen tot oplossingen te komen.
- Het streven is om de bemiddeling binnen 2 maanden af te ronden. Verlenging van deze periode met 2 maanden is eenmalig mogelijk. Het besluit daartoe wordt door de Klachtencommissie genomen.
- De beëindiging van de bemiddeling en het resultaat ervan worden door de Klachtencommissie vastgelegd in een Beëindigingsbrief gericht aan klager, beklaagde en Ethische Commissie. Met de Beëindigingsbrief eindigt de klachtafhandeling.
- Indien geen bemiddeling plaatsvindt of als deze niet tot resultaat leidt binnen de gestelde termijn voor bemiddeling, gaat de Klachtencommissie over tot beoordeling van de klacht. De Ethische Commissie wordt hiervan in kennis gesteld.
- De beoordeling van de klacht vindt plaats op grond van de uitgangspunten in de Ethische Code en/of wat je in zijn algemeenheid van een bekwaam begeleider mag verwachten.
- De Klachtencommissie beoordeelt of de klacht gegrond en bewezen is.
- Gegrond betekent dat onderzoek door de Klachtencommissie heeft uitgewezen dat de klacht terecht is. Ongegrond betekent dat de Klachtencommissie op grond van de verzamelde gegevens van mening is dat de klacht niet terecht is, óf dat er geen – of onvoldoende – gegevens beschikbaar zijn waarop de Klachtencommissie haar oordeel kan baseren. De Klachtencommissie motiveert in haar uitspraak altijd waarom zij tot dit oordeel is gekomen.
- Bewezen betekent dat de Klachtencommissie het voldoende aannemelijk vindt dat hetgeen de klager beweert ook daadwerkelijk is gebeurd.
- Indien de Klachtencommissie de klacht gegrond en bewezen acht, doet zij een uitspraak en legt mogelijk een sanctie op. Deze uitspraak is bindend.
- De Klachtencommissie brengt klager, beklaagde en Ethische commissie van de Uitspraak, inclusief beoordeling en opgelegde sanctie, op de hoogte in een Uitspraakbrief.
- Klachtencommissie aan de beklaagde kunnen worden opgelegd zijn: – een dringend advies;
– een berisping;
– schrappen uit het deelnemersbestand. - Wanneer wordt besloten tot een dringend advies, wordt aan de klager en de beklaagde schriftelijk in de Uitspraakbrief medegedeeld dat de klacht gegrond en bewezen is verklaard en dat daaraan een dringend advies aan de beklaagde met betrekking tot het gebeurde wordt verbonden. Tevens wordt de inhoud van het dringend advies beschreven.
- Wanneer wordt besloten tot het geven van een berisping, wordt aan de klager en de beklaagde schriftelijk in de Uitspraakbrief medegedeeld dat de klacht gegrond en bewezen is verklaard en dat de beklaagde in verband daarmee een berisping krijgt. Tevens wordt de inhoud van de berisping beschreven.
- Wanneer de ernst van de gegrond verklaarde klacht daartoe aanleiding geeft, wordt besloten tot schrapping van de beklaagde als deelnemer aan de Ethische Code. Dit wordt aan de beklaagde en aan klager onder mededeling van de gegrondheid en bewijs van de klacht schriftelijk in de Uitspraakbrief medegedeeld.
- Alleen de Ethische Commissie van Phoenix Opleidingen is bevoegd een deelnemer uit het deelnemersbestand van de Ethische Code te schrappen. De Klachtencommissie verzoekt de Ethische Commissie dit te doen. Na schrappen stelt de Ethische Commissie de andere deelnemers aan de Ethische Code hiervan op de hoogte zonder vermelding van de naam van de klager en de inhoud van de klacht.
- Na de behandeling van de klacht behoudt de Klachtencommissie de oorspronkelijke klacht, het verweer van beklaagde, een kopie van de Uitspraakbrief en/of een kopie van de Beëindigingsbrief gedurende een periode van twee jaar. Overige documenten worden vernietigd.
- Deze Klachtenregeling is voor de eerste maal in werking getreden op 1 augustus 1996 en herzien op 26 februari 1999, oktober 2006, januari en maart 2015. Oktober 2017 is een totaal herziene versie verschenen.
- Zie bijgaande bijlage Definities voor de gehanteerde definities in de Klachtenregeling.
Contract
Een inhoudelijk contract tussen begeleider en cliënt waarin het probleem, de doelen en acties van de begeleiding zijn afgesproken.
Deelnemers aan de Ethische Code van Phoenix Opleidingen. Deelnemers zijn:
- Phoenix Opleidingen inclusief de directie, opleiders en begeleiders die verbonden zijn aan of handelen uit naam en/of in opdracht van Phoenix Opleidingen;
- (Oud)cursisten van Phoenix Opleidingen die een eigen praktijk voeren en die schriftelijk verklaard hebben zich te houden aan en te werken volgens de Ethische Code van Phoenix Opleidingen. Zij voeren zichtbaar het logo ‘Deelnemer Ethische Code Phoenix Opleidingen’ (bijvoorbeeld op website en in correspondentie).
Een overzicht van deelnemers is beschikbaar bij Phoenix Opleidingen.
Ethische Commissie
De Ethische Commissie zorgt ervoor dat de Ethische Code up-to-date blijft, dat de klachtenprocedure goed functioneert en dat er een effectief functionerende klachtencommissie is.
Klacht
Een per e-mail of per post geuit bezwaar over het handelen of nalaten van een deelnemer in het kader van de opleidingsrelatie en/of begeleidingsrelatie.
Klachtencommissie
De door de directie van Phoenix ingestelde commissie die is belast met het beoordelen van klachten.
Klager
Diegene die zich met een klacht over een deelnemer tot Phoenix en/of de Phoenix Klachtencommissie wendt.
Opdrachtgever
Degene die met een deelnemer een overeenkomst heeft gesloten ten behoeve van de diensten van een deelnemer. Phoenix Opleidingen Phoenix Opleidingen TA/NLP B.V., Raiffeisenlaan 26A, 3571 TE Utrecht (KvK Utrecht 301 736 57), inclusief de directie van Phoenix Opleidingen, opleiders, begeleiders en overige personeelsleden verbonden aan of handelende uit naam en/of in opdracht van Phoenix Opleidingen.
Secretariaat
Het secretariaat van Phoenix Opleidingen.
Privacyregeling
Bij het verlenen van onze diensten in de coachpraktijk verwerken wij uw persoonsgegevens. Om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan hebben wij deze privacyverklaring opgesteld
De persoonsgegevens worden verwerkt door:
Caroline Berkhout Loopbaancoaching | kamer van koophandel nummer: 73840912
Westblaak 180 3012 KN Rotterdam
Indien u gebruik maakt van onze diensten verstrekt u ons uw persoonsgegevens om u deze diensten te kunnen verlenen. Dat kan bijvoorbeeld tijdens een gesprek, via de website, via email, telefonisch of op andere wijze. Ook kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens verkrijgen via derden in het kader van het coachtraject.
Caroline Berkhout verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:
- NAW-gegevens
- Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
- Geboortedatum en –plaats
- Werkervaring
- Competenties en interessegebieden
- Gespreksverslagen
- Inhoud van communicatie
- IP-adres
- Uitslagen van (digitale) tests die met toestemming afgenomen zijn
Caroline Berkhout verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
- Het onderhouden van contact;
- Het bieden van een persoonlijk coachtraject;
- Een goede en efficiënte dienstverlening;
- Beheer van het cliëntenbestand;
- Het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning;
- Verbetering van de dienstverlening;
- Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers en de verbetering van de dienstverlening;
- Facturering;
- Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen;
- Marketing;
- Nakoming van wettelijke verplichtingen;
- Het voeren van geschillen;
Uw persoonsgegevens worden verwerkt om uitvoering te geven aan de overeenkomst met u met betrekking tot het coachtraject. Ook kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld verplichtingen op basis van het fiscaal recht.
Tevens verwerken wij persoonsgegevens voor de hieronder genoemde gerechtvaardigdeelangen:
- De verbetering van haar diensten;
- De bescherming van haar financiële belangen;
- Beveiliging en het beheer van haar systemen;
Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal dat afzonderlijk worden gevraagd.
In het kader van onze dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan derden. Voor de hiervoor genoemde doeleinden kan gebruik gemaakt worden van diensten van derden, zoals onze IT-leveranciers, testbureaus of andere derden dien worden ingeschakeld bij het coachtraject. Deze derden mogen uw persoonsgegevens ook slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden. Uw persoonsgegevens zouden ook verstrekt kunnen worden in het kader van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel.
Wij zullen uw gegevens niet verstrekkenoor commerciële of goede doelen.
Uw persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken.
Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.
Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang van uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij passende beveiligingsmaatregelen genomen.
Van de informatie die over u wordt verzameld worden gedragsanalysesemaakt. Dit doen wij om onze dienstverlening te kunnen verbeteren en om terugkoppeling en advies te kunnen geven aan opdrachtgevers door middel van rapportages.
Daarnaast combineren wij de persoonsgegevens die afkomstig zijn uit de verschillende bronnen zoals de website en app, om u gepersonaliseerde aanbiedingenn informatie aan te kunnen bieden.
U heeft het recht om ons een verzoek te doen tot inzage van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u binnen 1 maand een overzicht van uw persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kunt u verzoeken uw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.
Ook kunt u ons verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens of kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.
Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u sturen naar:
Caroline Berkhout op carolineberkhoutcoaching@gmail.com
Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens laat dit dan vooral aan ons weten. Mocht u er met ons niet samen uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Deze privacyverklaring kan door ons worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd op de websiteepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 18 maart 2022